¿COMO ESTA MANEJANDO SUS INVENTARIOS?
La gestión de los inventarios tiene tres objetivos básicos:
- Tener suficientes inventarios disponibles de materias primas o mercancías para cumplir con la planificación de la producción y las ventas.
- Cumplir con la programación de entregas de los pedidos a los clientes.
- Disminuir al máximo los costos de llevar los inventarios y del capital invertido en ellos.
El cumplimiento de
esos objetivos es generalmente un proceso complejo y que demanda mucho tiempo.
Tenemos que reconocer el conflicto que existe entre mantener un mínimo de
inventarios y a su vez mantener una cantidad adecuada de mercancías para la
venta y garantizar el servicio; en este artículo describiremos algunas técnicas
que le ayudaran a manejar mejor los inventarios.
Como esta materia es
compleja, solo se discutirán los conceptos más importantes y en forma general;
el cuestionario de evaluación que se detalla al final de este artículo nos
ayudara a conocer si manejamos bien los inventarios de nuestra empresa.
¿Cuál es el costo de tener los
inventarios?
Algunos de los costos
adicionales que tienen las empresas por falta de control de los inventarios
son los siguientes:
·
Espacio
adicional de almacenaje.
·
Dinero invertido
en los inventarios excedentes.
·
Electricidad,
gastos generales, seguros.
·
Deterioro,
obsolescencia.
·
Robo,
sustracción sistemática.
·
Costo del
personal en controlar esos inventarios excedentes.
¿Cuánto
inventario debemos tener?
La cantidad de
inventario que debemos tener es la cantidad de reserva por la demora de los
proveedores en enviarnos los pedidos más el stock de seguridad o
"colchón" que sirve para variaciones en las proyecciones de ventas o
demoras en la recepción de las mercancías.
¿Cuándo
debemos colocar el pedido de mercancías al proveedor?
Es necesario hacerse
varias preguntas para aclarar el "punto de pedido". Estas preguntas
son:
·
¿Cuánto
inventario tenemos actualmente?
·
¿Con qué rapidez
se vende el inventario normalmente?
· ¿Cuánto
inventario debemos tener para satisfacer los pedidos de los clientes, sin que
tengamos problemas por falta de stocks?
·
¿Cuánto tiempo
se demoran los proveedores en atender nuestros pedidos?
·
¿Cuáles son los
descuentos que ofrecen los proveedores?
·
¿Cuánto dinero
se invierte en inventario?
Para calcular el "punto
de pedido" también debemos considerar lo siguiente:
·
La venta de
mercancía proyectada. Esto se obtiene del presupuesto de ventas.
·
Período de
demora del proveedor en atender los pedidos de la empresa.
·
Stock de
seguridad: período que sirve para cubrir las variaciones en las proyecciones
de ventas o demoras en la recepción de las mercancías.
Recomendaciones
con relación a la gestión de inventarios
El valor de los
inventarios puede ser la diferencia entre un flujo de caja positivo o negativo
y por supuesto en las utilidades.
Intentemos hacer lo
siguiente:
- Conozca la rotación de cada ítem de sus inventarios.
- Compare sus cifras con las del promedio de su industria.
- Realice el conteo físico de los inventarios por lo menos dos veces al año.
- Registre diariamente y en tiempo real el movimiento de los inventarios.
- Utilice el método FIFO para la rotación de los inventarios; esto disminuye la posibilidad de obsolescencia y deterioro.
- Efectúa el análisis ABC de tus inventarios a fin de determinar los niveles de control sobre los mismos.
- Devuelva, venda o remate los inventarios de bajo movimiento, pasados de moda, obsoletos, deteriorados y poco margen.
- Mantener al mínimo posible los ítems de inventario vendidos por proveedores confiables.
- Implante un sistema de pedidos que tome en cuenta el inventario actual, los pedidos por recibir, las ventas o producción programada del periodo y el stock de seguridad.
- Los descuentos por volúmenes de compras deben ser comparados con otras oportunidades de uso de los fondos y el costo de obtención de los mismos.
¿Cuestionario
de autoevaluación de la empresa?
1.
¿Se prepara
proyecciones detalladas de ventas?
2.
¿Se preparan
proyecciones de producción y compras en función a las ventas?
3.
¿Se prepara el
análisis ABC de los ítems de inventario?
4.
¿Se tiene
proveedores alternativos para los ítems de mayor movimiento?
5.
¿Se calcula el
punto de pedido?
6.
¿Se evita el
quedarse sin stocks?
7.
¿Se conoce la
pérdida de ventas por no tener inventarios suficientes?
8.
¿Se prepara el
reporte de planificación de pedidos y control de stocks?
9.
¿Conoce el costo
de mantener los inventarios?
10. ¿Se conoce el costo de no tener inventarios y de los
excesos de inventarios?
11. ¿Se ajustan las proyecciones de ventas con relación a
los cambios en el flujo de pedidos de los clientes?
12. ¿La mercancía que llega a la empresa es contada y
analizada?
13. ¿Se toman inventarios físicos regularmente?
4. ¿Están los inventarios adecuadamente asegurados?
15. ¿Se puede conseguir financiamiento con garantía de
los inventarios?
16. ¿Ha considerado que algunos de sus productos sean
fabricados por un tercero?
17. ¿Supervisa el control de calidad de los inventarios?
18. ¿Se pierde algún tipo de inventarios por robo u otra
causa?
19. ¿Se venden los productos a valor de reemplazo?
20. ¿Al reducir los niveles de inventario se toma en
cuenta su repercusión en la producción y el servicio al cliente?
¡La
solución al problema del nivel de inventarios pasa por un excelente trabajo en equipo!
¡La
solución al problema del nivel de inventarios pasa por una excelente estimación de ventas!
Manuel Ponce Polanco
manuelponce@partnerconsulting.com.pe
@mponcepolanco
