¡EL COSTO DE LA ENTREGA OPORTUNA!

¡EL COSTO DE LA ENTREGA OPORTUNA!

Los retos para las empresas han ido cambiando a lo largo del tiempo. Del aumento de la productividad en planta, hemos ido evolucionando a la orientación al marketing, a la calidad total, a la calidad del servicio y hoy debemos responder a los clientes con entregas oportunas.

Aquellas empresas que logren entregar a sus clientes los productos y/o servicios en las fechas y horas acordadas, serán los que consigan los beneficios de tener un cliente satisfecho tales como: (i) la recompra, (ii) la recomendación con otros potenciales clientes, (iii) el pago del precio justo, (iv) el pago puntual, y (v) la creación de una imagen de prestigio.

¿Qué tenemos que hacer para garantizar la entrega oportuna?

Debemos trabajar en un conjunto de procesos que hoy conforman lo que se denomina la Cadena de abastecimiento ó Supply Chain.

La cadena de abastecimiento está conformada por procesos como compras, gestión de inventarios, almacenamiento, preparación de pedidos o picking, embalajes ó packing, canales de distribución, transporte, logística inversa y logística verde. Estos procesos son parte de la cadena de valor de la empresa y por ello no debemos perder de vista el enfoque sistémico al momento de la ejecución de los mismos.  

¿Cuánto cuesta la entrega oportuna?

Las empresas en el afán de reducir los lead times y lograr el objetivo de entregar oportunamente a sus clientes están incurriendo en una serie de costos no programados, no cuantificados y menos aún controlados; al momento de ejecutar los procesos antes mencionados. Los factores de costos que explican el costo de los distintos procesos  logísticos, son desconocidos en muchas empresas.

¿Sabe cuánto le cuesta a la empresa la ejecución de cada uno de los procesos que integran su cadena logística? ¿Cuánto le cuesta emitir una orden de compra? ¿Cuánto le cuesta almacenar? ¿Cuánto le cuesta tener inventarios en exceso? ¿Cuánto le cuesta preparar los pedidos de sus clientes? ¿Cuánto le cuestan los embalajes? ¿Cuánto le cuesta la distribución? ¿Cuánto le cuesta la logística inversa? ¿Cuánto le cuestan las exigencias de la logística verde?. Y que hay de los costos ocultos tales como: el costo de los falsos fletes, el costo de la obsolescencia, el costo de los inventarios deteriorados, el costo de los errores de los proveedores, el costo de un pedido mal preparado, el costo de un pedido mal embalado, etc.

Si nuestro plan de cuentas no ha definido previamente los centros de costos requeridos para este control, con seguridad los costos logísticos estarán distribuidos dentro del costo de ventas, los gastos de administración y los gastos de ventas; y no podremos optimizarlos y menos utilizarlos para  tomar decisiones adecuadas y oportunas.

¿Le interesa tener perfectamente identificados sus costos logísticos para que pueda gestionarlos y controlarlos y por que no reducirlos?

Una metodología simple que hemos empleado en algunas empresas para llegar a precisar los costos logísticos ha sido la siguiente:

1.      Definir  la misión de la empresa.

2.      Definir la visión de la empresa.

3.      Diseñar la cadena de valor de la empresa.

4.      Identificar la cadena logística, dentro de la cadena de valor.

5.      Diseñar el diagrama de componentes para cada proceso logístico.

6.      Elaborar el mapa de procesos, actividades y tareas; de cada proceso logístico.

7.      Acumular en la contabilidad los costos incurridos en proceso logístico.

8.      Calcular el costo unitario de las tareas, actividades y procesos logísticos.

9.      Calcular el costo total de la cadena logística.

También es sabido que los costos logísticos están asociados a los diferentes niveles de calidad del servicio ofrecidos por una empresa a sus clientes.

Sin embargo las empresas deberán manejarse con mucho criterio a la hora de ofrecer ese nivel de servicio o este se terminará convirtiendo en un costo inmanejable; en paralelo se deberá tener en cuenta que la reducción indiscriminada del nivel de servicio puede atentar contra la maximización de las utilidades.

 Los costos logísticos, ya representan en algunos países latinoamericanos entre el 7% y 10% de la facturación de las grandes empresas, sin embargo una amplia geografía como la nuestra, la falta de una buena infraestructura y el alto nivel de riesgo en el país pueden afectarlo y aumentar en forma significativa dicho porcentaje. Para que esto no ocurra, es necesario realizar una buena clasificación de los costos, lo que permitirá detectar en qué procesos estamos siendo  ineficaces e ineficientes y a lo mejor evaluar la tercerización de los mismos.

La cadena de abastecimiento debe ser vista como un “objeto de costo” al que hay que ponerle especial cuidado para controlar de manera separada todos los costos que se incurren en ella. El seguimiento es fundamental, y la colaboración interna de los responsables contables nos será de enorme ayuda.

Finalmente no nos olvidemos que en el caso de las PYMES, sus costos son mayores por que por ejemplo pagan por los servicios de transporte y almacenaje mucho más que las grandes empresas, debido obviamente a su menor poder de negociación y volúmenes de operación.

La optimización de los costos de la cadena logística pasa por la mejora continua de los procesos que integran dicha cadena. Si usted es responsable de la SCM de una empresa, usted es responsable de los costos logísticos.

¡No olvide que la competencia está tan preocupada como usted en mejorar sus costos logísticos y lograr ventajas competitivas!

Manuel Ponce

manuelponce@partnerconsulting.com.pe

@mponcepolanco