Uno de los recursos más
valiosos, no adquirible, no renovable, no inventariable, no reproducible, pero
a la vez el más democrático; es el
tiempo. Es el más democrático por que en el mundo entero todos disponemos
de 24 horas al día y 365 días al año, sin embargo cada quién decide que hacer
con su tiempo.
El tiempo es un recurso imprescindible para cualquier actividad, es el
recurso vital del cual jamás se tiene lo suficiente. Administrarlo de un modo
eficaz permite optimizar el rendimiento y alcanzar mejores resultados con menos
esfuerzo.
Estamos sobrecargados porque esta compleja sociedad en la que nos ha
tocado vivir nos exige cada día mayor rendimiento, mayor productividad, mejores
resultados. Y ello implica, la mayoría de las veces, una actividad ininterrumpida
a un ritmo acelerado que no siempre es sinónimo de eficacia sino que, por el
contrario, acaba generando estrés y resultados contrarios a los esperados. Lo
cual todavía desemboca en mayor frustración y desmotivación.
Algunos profesionales siempre parecen presionados por el tiempo, trabajan
durante el almuerzo, son los últimos en salir del trabajo, se llevan a su casa
pilas de papeles; mientras que otros parece que tuvieran todo el tiempo del
mundo y no obstante completan su trabajo.
El tiempo se nos va de muchas maneras: charlas interminables, impuntualidad, Internet,
correos electrónicos, twiters, llamadas telefónicas, chats, interrupciones, reuniones
imprevistas, desorganización, urgencias, perfeccionismo, etc.
La inadecuada gestión del tiempo, además de tener consecuencias negativas en el
ámbito profesional, tiene repercusiones importantes en la salud, en el entorno
personal, familiar y social.
La gestión eficaz del tiempo contribuye decididamente a la autorrealización y al
desarrollo personal. Podemos ser metódicos sin caer en la rigidez. Esto nos
permitirá aprovechar las circunstancias y oportunidades que se nos presentan,
en lugar de ir reaccionando sobre la marcha, a remolque de los acontecimientos.
“Gestionar el tiempo” implica dominarlo y no dejarse dominar por él, es
necesario tomar las riendas y decidir sobre la utilización de nuestro tiempo,
revisar nuestros hábitos de trabajo y de vida, y hacerlos más saludables. Y
para ello hay que sentarse, recapacitar sobre cómo estamos utilizando nuestro
tiempo, reconocer que no le estamos sacando el máximo rendimiento y luego
invertir el tiempo necesario, antes de empezar nuestras actividades, para poder
sacarle el máximo rendimiento. Es
cuestión de hábito y constancia, una vez creada la conducta, el aprovechamiento
del tiempo formará parte de nuestra rutina cotidiana y nos facilitará la vida
mucho más.
Es necesario tener consejos, conocer técnicas y
herramientas para mejorar su gestión.
Es importante aprender a detectar las prioridades y a centrarnos en las
actividades críticas. Debemos ser sistemáticos y rigurosos con nuestro
tiempo, descubrir las posibilidades de
una buena planificación, distribuir y realizar adecuadamente las
actividades, tomar decisiones, cumplir los
plazos y lograr nuestros objetivos.
El tiempo es el mayor enemigo del
gerente. La capacidad de administrar el tiempo es lo
que a menudo constituye la diferencia entre los buenos y los malos gerentes, después
de todo si no podemos organizamos nosotros mismos ¿cómo pueden confiar en que
organicemos a otros?; pero pocos manejamos el tiempo tan bien como debiéramos.
De hecho, a menudo no lo manejamos tan bien como sabemos que podríamos
manejarlo. Todos nos distraemos en trabajos que son más interesantes que las
tareas prioritarias. Usted debe valorar más su tiempo, reconocer en qué lo está
gastando actualmente y dónde se está desperdiciando; y considerar diferentes maneras de emplearlo
más eficazmente.
Hay tres maneras básicas de usar el
tiempo con más eficacia:
- Eliminando ciertas tareas.
- Trabajando con mayor eficiencia.
- Planificando la manera de utilizar su tiempo.
¿Cuánto
vale su tiempo?
Muchos gerentes desperdician su tiempo como si éste fuera gratis.
¿Ha calculado usted alguna vez lo que cuesta su tiempo por hora o por
minuto?
Si no lo ha hecho, lo invitamos a que lo haga y a partir de ahí téngalo
presente cuando trate con visitantes
indeseables, cuando atienda llamadas telefónicas inútiles o cuando se encuentre
en una reunión que parezca no conducir a ninguna parte.
En realidad, esté usted haciendo lo que esté
haciendo, habitúese a preguntar si esto vale su precio.
Eliminación
de trabajo innecesario
Una manera de utilizar mejor su tiempo es dejar de
hacer trabajos que no debiera estar haciendo. Líbrese del “trabajo
innecesario", es decir, trabajo que lo mantenga ocupado que realmente no
valga la pena hacer o que daría lo mismo si lo hiciera un miembro de su
personal. Si usted lleva un diario de su trabajo, pronto verá que no es
necesario hacer y dónde se desperdicia el tiempo.
Planificación del tiempo
Lo mismo que cualquier recurso costoso, su tiempo debe ser
presupuestado. ¿Qué planes tiene para el trabajo de mañana? ¿Para la próxima
semana? ¿Para el próximo mes? ¿Para el próximo año?. Puede que usted no esté en
posición de planificar con bastante anticipación, pero por lo menos, debe
comenzar cada día laborable con
intenciones claras acerca de la forma en que lo vaya a emplear.
La mejor manera de planificar es la escritura, los planes deben ser
visibles porque si se hacen “de cabeza” se pierden en la memoria y no pasan de
buenas intenciones. Cuánto antes nos sentemos y escribamos, más rápido
lograremos resultados visibles.
¡Cada minuto que pasa en nuestras
vidas y no lo hemos aprovechado, ya lo perdimos!
¡El tiempo es oro, por ello
planifique el uso de su tiempo!
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