¡LA COMUNICACION Y SU IMPACTO EN LA RENTABILIDAD!

La comunicación es la herramienta esencial a través de la cuál se organizan las acciones de las personas en una organización. Las buenas o malas comunicaciones impactan en la ejecución de los procesos y en consecuencia el consumo de los recursos; por ello comunicarnos bien o mal repercute en la cuenta de resultados de su empresa.

En el mundo empresarial de hoy, en muchos casos, las razones del éxito o fracaso de los directivos radican más en sus habilidades para comunicarse que en sus conocimientos específicos para el cargo.

Algunos directivos tienen habilidades naturales y sortean parte de los escollos de manera intuitiva. Otros en cambio, tienen limitaciones y se conducen según el capricho de su momento, tratan de imitar a sus jefes con la vana esperanza de obtener su mismo éxito o, lo que es peor, menosprecian la comunicación interpersonal. Si algo hacemos los directivos durante nuestras jornadas laborales –ante todo y sobre todo- es hablar, escuchar y compartir.

La realidad nos muestra que la mayor parte de los directivos no se han formado en comunicación humana y las consecuencias son evidentes:

·   Conflictos innecesarios

·   Enemistades y falta de cohesión en los equipos humanos

·   Mala imagen

·   Decisiones precipitadas y desmotivación
 

El desarrollar habilidades de comunicación podrá ayudarte en el trabajo, en todas tus relaciones con familiares, amigos, y en el ámbito social restante. Hay muchos aspectos dentro de una comunicación, los cuales combinados todos juntos pueden convertirte en una persona exitosa.

La comunicación efectiva

Para que la comunicación sea efectiva debemos:

• HABLAR positivamente.
  
• ESCUCHAR con empatía.
• PREGUNTAR con asertividad.
  

La comunicación efectiva permite:

• IDENTIFICAR los intereses de otros
• ACLARAR los nuestros
• COMPRENDER los deseos, expectativas y temores de nuestras relaciones
• SOLUCIONAR los problemas y las diferencias
• MANIFESTAR los sentimientos
• DESAPARECER los rumores y la radio pasillo
• FAVORECER la identificación del personal
• INCREMENTAR la participación y el reconocimiento
• AUMENTAR la productividad
• AUMENTAR el sentido de pertenencia

Una comunicación es efectiva cuando reúne características, tales como:

·  El mensaje que se desea comunicar llega a la persona o grupos considerados apropiados
  para recibirlos.

·  La consecuencia de la comunicación es el cambio de conducta esperado en el receptor.

·  Cuando no es unilateral, sino que estimula la retroalimentación al mensaje enviado.

·  Cuando existe coherencia entre el lenguaje verbal y el corporal.

·  Cuando se ha escogido el momento, las palabras y la actitud apropiada.

¿Cómo comunicarnos bien?

Muchas de nuestras habilidades concernientes a la comunicación interpersonal son aprendidas y, puesto que son enseñadas, podemos cambiarlas, modificarlas y desarrollarlas con el fin de tener mayor éxito en el ámbito. 

Nos comunicamos a través de diferentes medios:

•  Comunicación Verbal 7%

   Utilizar las palabras apropiadas dentro del entorno adecuado es parte de una comunicación
   efectiva. 
 

•  Tono de Voz 38% 
  El tono de voz enfatiza la actitud de lo que deseamos transmitir. Ciertos tonos pueden crear
  ciertas reacciones y podemos utilizarlos en nuestra ventaja, pero si los empleamos mal
  sabemos bien que puede resultar desventajoso. Por ello es importante que tengas en
  cuenta, si deseas triunfar, cuán importante es utilizar el tono adecuado dentro de cierto
  ámbito. 

•  Lenguaje Corporal 55% 
  El lenguaje corporal envía otros mensajes que no necesariamente son expresados a través
  de nuestras palabras, ni de nuestro tono de voz. El lenguaje corporal también incluye las
  expresiones faciales. 

Errores en la comunicación

Cometemos muchos errores al comunicarnos; pero entre los más relevantes podemos mencionar los siguientes:

 
1. Error en el canal escogido:

Los directivos sin formación en comunicación humana suelen tener una manera de plantear sus mensajes muy monótona. Unos por ejemplo, se basan en cartas; otros, en cambio, lo hacen a través de contactos telefónicos o personales. En general, tienden a abusar del medio en el que se encuentran más cómodos; los directivos introvertidos utilizan en demasía canales escritos, y los extrovertidos reuniones o entrevistas.

2. Error en el mensaje:

Los directivos sin formación en comunicación humana también suelen fallar en la graduación del mensaje. Lanzan mensajes exagerados para la situación y con ello introducen elementos de tensión en lugar de resolver problemas. 

3. Error de generalización:

Generalizar y poner a todo el mundo en el mismo saco es también un error frecuente en los directivos sin formación en comunicación humana. Esto lo único que hace es poner en contra a parte de los colaboradores e incrementar la distancia entre jefes y colaboradores.

4. Error de la jerarquía:

Finalmente los directivos sin formación en comunicación humana suelen ignorar los niveles jerárquicos y generar con ello confusión.

Los mensajes que circulan en una empresa son demasiado importantes para dejarlos al azar o a la impericia.

Preguntas claves para comunicarnos de la manera más inteligente posible

1.   ¿Está claro lo que desea comunicar y el propósito último de dicha comunicación?

Algunas personas se precipitan comunicando ideas que están en ciernes, para luego verse obligadas a rectificar. Antes de coger el teléfono o hablar en una reunión debemos preguntarnos:

       ¿Lo que voy a decir ...… tiene sentido?, ¿sirve para algo?

     ¿Esta propuesta …... es sólida? ¿La he meditado suficientemente?

2.   ¿Soy yo la persona idónea para protagonizar el mensaje?

Esta es la pregunta más importante a formularse en una organización jerárquica, y usted debería tenerla en cuenta de manera automática ante cualquier iniciativa de comunicación. En algunos casos es mejor delegar.

3.   ¿Me dirijo a la persona o grupo idóneo?

El directivo tiene que decidir a quién se dirige basándose sobre todo en el conocimiento concreto de su organización.

4.   ¿Debo escoger un estilo formal y distante o bien directo, casi amical?

El estilo a emplear estará en función de las personas, las jerarquías y el contexto. Cada estrategia tiene sus ventajas e inconvenientes.

5.   ¿El canal y el instrumento escogido es el idóneo?

Estarán en función de los objetivos buscados con la comunicación. A veces el canal e instrumento escogido suele ser muy monótono para cada directivo.

6.   El mensaje, ¿está suficientemente adaptado para la consecución del objetivo que perseguimos?

Debemos adaptar el mensaje a los objetivos que perseguimos. Ello supone tener muy en cuenta que: (1) los mensajes tiene una gradación lógica; (2) los mensajes debieran ser siempre lo más positivos y claros.

¡La buena comunicación impacta en la eficiencia de los procesos y en los resultados financieros!

Por: Manuel Ponce
manuelponce@partnerconsulting.com.pe