¡COMO REDUCIR COSTOS EN EPOCAS DE CRISIS!

Que duda cabe que la inestabilidad financiera internacional está afectando a todas las empresas en el mundo entero y que tomará tiempo recuperar la estabilidad y los niveles de ventas, rentabilidad y liquidez alcanzados en años anteriores.

En la situación actual, empresas de todo tipo se enfrentan a un escenario dinámico, hipercompetitivo, turbulento, incierto y complicado. La reducción del crecimiento mundial ha contraído la producción y las ventas y por ende las exportaciones de algunas empresas y el consumo interno; por ello será necesario realizar los “ajustes” respectivos con el fin de equilibrar los flujos de caja.

Investigaciones realizadas sobre el tema muestran que la gran  preocupación de las empresas es como hacer para ajustar rápidamente los flujos de caja a los nuevos niveles de ventas e ingresos. Este proceso requiere una serie de decisiones relacionadas con el entorno y el interior de la empresa.

Con relación al entorno externo habrá que tomar decisiones conjuntas con clientes y proveedores a fin de agregar valor a nuestros negocios. El propósito de una “relación de largo plazo” compete a todos los actores del “sistema de cadenas de valor”; las empresas deben “jalar” en su crecimiento o ajuste a clientes y proveedores.

En el aspecto interno la preocupación mayor será como ajustamos los gastos al nuevo nivel de ventas y sin afectar la calidad y la operatividad del negocio.

• ¿Hasta donde tendremos que reducir los costos y gastos?
• ¿Es posible hacerlo conn una estructura de costos fijos altos? 
• ¿En qué áreas de la empresa primero?
• ¿Es posible tomar decisiones sin afectar la operatividad del negocio?
• ¿Es posible hacerlo sin afectar a nuestros colaboradores?.
• ¿Cómo cambiar la relación Costos Fijos VS Costos Variables? 
• ¿Es la tercerización una buena alternativa? 

Estas son clásicas dudas que surgen a la hora de buscar la eficiencia en momentos difíciles.

En épocas de crisis la mayoría de las empresas, ya sean grandes, medianas o pequeñas, buscan hacer más eficientes sus procesos recortando costos, con el fin de ver su última línea lo menos dañada posible.

Es en esa práctica habitual donde muchas empresas pueden desorientarse y cometer errores, pues si bien en un comienzo pueden “quitar la grasa” muchas veces terminan reduciendo su "musculos importantes".

Estudios realizados por especialistas revelan que la mejor forma de reducir costos y gastos es hacerlo de manera continua en el tiempo, que sea parte de la estrategia de la empresa, es decir hay que crear la “cultura del control de los costos” y la sección que debe tener la dirección de aquella estrategia es la gerencia de la empresa. ¿Cómo creamos esta cultura? ¿Se crea esta cultura con un memorando? ¿Cómo persuadimos a nuestros colaboradores a ayudarnos a controlar los costos?

La mayoría de las veces las empresas tratan de reducir costos sólo mediante recorte de gastos y entre las acciones típicas se encuentran el despido de personal, reestructuración y disminución de proveedores. Este tipo de acciones pueden ser contraproducentes, pues interrumpe el proceso de calidad y se deteriora la calidad de los productos y/o servicios.

Para varios especialistas, las épocas de inestabilidad son una oportunidad para que las compañías revisen sus estrategias, modelos de negocio y verifiquen si las estructuras están alineadas a estos dos elementos antes mencionados. En momentos de apuros, las sociedades en general disminuyen sus expectativas de crecimiento y por ende tratan de bajar los gastos centrándose en costos indirectos, ya sea en los productos, procesos o mano de obra.

Por lo tanto, muchas empresas a través de la reducción errónea, cortan los incentivos en áreas claves relacionadas con la expansión e innovación.

¿Dónde debemos recortar costos?

Saber hacia dónde dirigirse para reducir costos, cuando la empresa atraviesa un momento de crisis financiera internacional, es sin duda para los especialistas, uno de los mayores desafíos que tienen que enfrentar. Esto último es más complicado en empresas que tienen altos grados de apalancamiento financiero y requieren de mayores líneas de crédito.

Comparto con algunos especialistas la idea de que los costos deben reducirse considerando lo siguiente:

1.      Se deben recortar costos variables que no afecten al producto y/o la calidad del servicio.

2.      El recorte de costos y gastos debe darse en áreas que no sean críticas dentro del negocio, debiendo planificar cómo volver a armarlas a futuro y considerar si se requiere incluso fortalecer. "Puede resultar difícil volver a formar equipos de personas especializadas y eso puede transformarse en una limitación para el crecimiento futuro de la compañía".

3.      Si es necesario reducir costos en materiales o procesos, es indispensable medir el impacto que pueda tener para el producto final que es entregado al cliente y cómo puede afectar a la demanda evitando "auto boicoteamos".

4.      Es prudente recortar los costos "hasta el punto en que uno teme perder clientes". Por ello sugiero no dirigirse de inmediato a la reducción de personal -como muchas empresas lo hacen-, pero si las demás medidas no han causado efecto el primer segmento que cae es el de ventas, luego el de operaciones o producción, finalizando con los empleados de la administración.

5.      Cuando se llega al límite de tocar al personal existen dos formas de hacerlo:

·        La primera, la más complicada a juicio de los entendidos, es el despido propiamente dicho, pues a esa persona en una crisis le va a costar mucho encontrar otro trabajo. Es necesario revisar previamente que “la ejecución de los procesos y la operación estén garantizados y no se interrumpan”; para no tener que resolver problemas operativos a un mayor costo.  Esto se logrará con una adecuada revisión de los procesos claves del negocio.

·        La segunda, que es más compleja de lograr pues requiere planificación, es "decirle a la gente: en vez de reducir el 10% de la gente, mejor hagamos un esfuerzo todos y reduzcamos los salarios un 10%".

Recomendaciones para pasar la ola

1.      Las crisis, si bien no son de los mejores momentos para las empresas, sí son una oportunidad para revisar el modelo de negocio y hacer apuestas en torno a ella. Recuerden que junto a las crisis vienen nuevas oportunidades; hay que realizar en equipo un análisis de los escenarios y revisar las estrategias para ver cómo y cuánto podría ser el impacto tanto positivo como negativo.

2.      Lo primero que se le recomienda a una empresa cuando está en medio de  crisis, sea cual sea, es "juntarse con el personal y decirle que vienen tiempos duros, que las ventas van a ir cayendo para que la gente se prepare, para que las personas al igual que las empresas reduzcan su nivel de endeudamiento".

3.      También deben tener un plan B, es decir poder achicarse a lo mínimo y que permita que la compañía pueda manejarse de la mejor forma, "significa transformarse en una compañía más pequeña, pero en costo fijo".

4.      Reducción o suspensión de cualquier proyecto que genere incertidumbre frente a una eventual caída de la demanda, es otra sugerencia.

5.      "Lo que falta es un plan que se ejecute al decir, estamos en crisis", pues es la única forma de estar preparado porque puede ser más profunda de lo que se creía.

 

Errores que se cometen a la hora de reducir costos

1.     Retrazar la toma de decisiones en espera de la “llegada de las nuevas ventas” y de la recuperación del mercado. Sea oportuno en la toma de decisiones, esto puede marcar la permanencia de la empresa en el mercado.

2.     Privilegiar la mantención, en cargos claves, de ejecutivos  o empleados que no logran cumplir con los requerimientos de la organización ni del mercado, por sobre los ejecutivos que sí lo hacen sólo por mantener la unidad amical o familiar, perjudicando el desempeño de la compañía. Gestione con la cabeza no con el corazón.

3.      Reducción “indiscriminada” de personal lo que no garantiza la ejecución de la operación y que luego se traduce en mayores costos. Los costos serán mayores si no lo hace luego de una mejora de procesos.

4.     Tomar decisiones aceleradas sin considerar en su análisis a todos los actores claves involucrados.Considere a todos sus stakeholders.

5.     No involucrar a los accionistas familiares quienes deben estar alineados con las estrategias que desarrollará la empresa para sobre llevar la crisis.

                                       

¡La reducción de costos requiere una metodología!

                                                                        

¡La reducción de costos es un proyecto que requiere liderazgo,

trabajo en equipo y mucha comunicación!

Por: Manuel Ponce
manuelponce@partnerconsulting.com.pe